Poder para as pessoas: libertar equipes através de Estruturas Libertadoras

Principais pontos

  • As Estruturas Libertadoras constroem segurança psicológica, promovendo empatia e confiança
  • As Estruturas Libertadoras são uma ótima ferramenta para a solução criativa de problemas, porque envolve e libera todos, resultando em uma maior diversidade de pensamento e opinião
  • As Estruturas Libertadoras aumentam o engajamento e a participação com atenção às cinco microestruturas de qualquer reunião: o convite, como a participação é estruturada, os grupos, a alocação de tempo e a maneira como o espaço é organizado
  • As Estruturas Libertadoras se ajustam bem com a agilidade, fornecendo mais de 30 abordagens que podem ser usadas sozinhas ou unidas para realizar praticamente qualquer finalidade
  • As Estruturas Libertadoras promovem a diversidade e a inclusão, pois estimulam o respeito, permitem que todos sejam ouvidos e invertem a dinâmica de poder normal do grupo.

Introdução

Todos nós já participamos de reuniões improdutivas. Você sabe, aqueles onde não há agenda ou propósito no convite. Onde as pessoas da alta administração falam ou discutem, enquanto todo mundo tenta ficar acordado. Onde as pessoas tentam verificar suas mídias sociais sem serem notadas. Ou, como muitas outras reuniões da qual participo, onde as pessoas trabalham abertamente em seus laptops, totalmente alheios ao que está acontecendo ao seu redor. 

Não precisa ser assim. Com base em pesquisas complexas e no que sabemos sobre aprendizagem e motivação de adultos, as Estruturas Libertadoras são projetadas especificamente para incluir todos, permitir que todos falem e desbloquear soluções criativas e inovadoras para os desafios da vida (e oportunidades!). Você pode ler mais sobre isso neste site.

Estou usando as Estruturas Libertadoras na Capital One há anos, em minhas funções como scrum master, gerente de scrum masters e agile coach em nível local, regional e divisional. Eu descobri que o impacto delas atinge muito mais que as salas de reuniões. São ferramentas poderosas para a mudança, aumentando o engajamento e a coesão, gerando resultados inesperadamente bons.

Construa equipes que prosperam

Uma das coisas que eu amo nas Estruturas Libertadoras é a chance de experimentar a agitação e a energia de uma sala cheia de pessoas engajadas. Isto ocorre com frequência nas reuniões sobre Estruturas Liberadoras das quais eu participo. Você ouve risadas, vê pessoas sentadas frente-a-frente e você acaba tendo resultados surpreendentemente bons. As pessoas saem das as reuniões energizadas. Os participantes sentem-se mais ligados ao seu trabalho e uns aos outros. Isso, por sua vez, torna-os mais dispostos e capazes para trabalhar juntos no futuro. Derrubamos os muros. Conexões são feitas. Lembro-me de um gerente de engenharia me dizendo: “Agora que estamos juntos nesta oficina, não vou mais poder ignorar os e-mails de Shawna!”

Estes resultados são frequentes quando usamos as estruturas libertadoras, porque invertem as dinâmicas usuais em torno do poder; quem é ouvido, que ideias acabam na mesa e quem recebe um voto. Eles não apenas produzem ótimos resultados, mas também constroem a resiliência e o senso de camaradagem na equipe.

Às vezes, é fácil dispensar pessoas com as quais discordamos. Talvez pensemos que eles não estão trabalhando duro o suficiente, não são inteligentes o suficiente, ou não entendem do negócio. Ou talvez os vejamos como algum tipo de ameaça. As Estruturas Libertadoras colocam as pessoas em um diálogo construtivo com outras pessoas – pessoas que talvez não conversem o tempo todo, pessoas que podem não se conhecer – e nessa interação, empatia, respeito e a abertura a novas perspectivas podem se desenvolver. Nenhum conjunto de ferramentas pode forçar a agilidade, a criatividade ou o respeito – mas as Estruturas Libertadoras fazem um trabalho melhor do que qualquer outra abordagem que eu conheça. Ela abre portas para essas possibilidades.

Noivado

As Estruturas Libertadoras fornecem uma maneira de ter um diálogo rico e respeitoso em uma vasta gama de assuntos. Elas fazem isso sem recorrer a conversas unidirecionais, sem excluir os membros do grupo, sem que as pessoas se esforcem para parecer inteligente e manter aparência. Por exemplo, os introvertidos geralmente se sentem excluídos das discussões e decisões por causa da maneira como interagem. As pessoas que pertencem a grupos ausentes ou de minorias (por exemplo, mulheres, pessoas de cor, funcionários de nível júnior, trabalhadores remotos) sentem que sua voz está ausente ou ignorada.

As Estruturas Liberadoras são projetadas explicitamente com engajamento e o empoderamento em mente. Desde o convite de abertura até a maneira como o espaço, o tempo, a participação e o controle são utilizados, as estruturas libertadoras criam uma experiência que promovem a segurança, a inclusão e a diversidade. Como resultado, as pessoas muitas vezes estão dispostas a trazer mais de suas habilidades e conhecimentos inerentes à conversa.

Eu estava facilitando uma reunião com cerca de 30 pessoas. Acabávamos de terminar Triz, onde exploramos divertidamente como tornar um dos nossos problemas mais urgentes ainda pior, para descobrir nossos maus hábitos. Um dos gerentes de tecnologia veio até mim depois da sessão. “Eu sinto que estamos finalmente falando sobre os problemas reais”, Mike confidenciou para mim. “Nós tivemos que fingir que estava tudo bem, mas agora estou esperançoso de que vamos falar sobre as coisas que realmente importam.” Dizer a verdade exige coragem, e as estruturas libertadoras podem ajudar a criar um espaço onde a verdade pode ser dita.

Um ótimo ajuste com o ágil

Uma premissa do ágil é que fazemos parte de um sistema complexo, onde o futuro é imprevisível. Neste contexto, segundo o pensamento, a melhor maneira de proceder é conduzir pequenos experimentos – mapeando o impacto de nossas ações, aprendendo sobre o meio ambiente ao longo do tempo, através de tentativa e erro. Isso exige compromisso e engajamento ou, então, por que correr estes riscos? Também é necessária uma certa tolerância para erro – se você não pode falhar, então as pessoas vão se ater ao que está sendo testado é verdadeiro, e a inovação será frustrada.

Quando usamos as estruturas libertadoras em um ambiente ágil, incentivamos conversas respeitosas que aumentam o número de perspectivas na sala. Uma maneira de definir a criatividade é a capacidade de combinar idéias diferentes. Não é de admirar, então, que a diversidade de pensamento resulta em mais e melhores ideias – e claro, mais criatividade. E como já mencionei, ser ouvido, visto e respeitado promove a confiança. A confiança leva a um maior senso de segurança psicológica – que é o que as equipes realmente precisam.

Eu estava liderando minha equipe em uma retrospectiva usando uma estrutura libertadora chamada W3. Na fase “O quê?” do exercício, a equipe listou uma série de coisas que tornaram sua vida difícil – problemas com prioridades, critérios de aceitação e mudanças de histórias – eles se sentiram como se estivessem em uma sentença. Durante a fase “So What?”, na qual a equipe foi convidada para dar sentido aos dados coletados na Sprint anterior, um dos engenheiros disse: “Sabe de uma coisa? Sempre estaremos lidando com mudanças, com incertezas – precisamos ter processos ágeis que possam lidar com isso. ”O comentário dele agiu como um ponto crucial, com a equipe mudando de se sentir como uma vítima para se apropriar de seu processo. O que eu amei sobre isso é que eu não tive que falar sobre princípios de auto-organização, ou apontar a tensão entre produto e equipe, ou mesmo fazer perguntas poderosas. A equipe chegou a conclusão usando estruturas libertadoras.

O desenvolvimento de software é um trabalho árduo, e fazer ainda em  um cronograma e em um orçamento que as empresas podem pagar é ainda mais difícil. Por isso, não me surpreende quando vejo executivos e gerentes fazendo uma espécie de “falso ágil”. Com isso, quero dizer o planejamento do projeto, com desperdício no detalhamento de muitos requisitos e uma data de entrega definida, mesmo que as equipes estejam trabalhando de forma interativa. Existem razões comerciais válidas para manter a ilusão de controle (fingir que você sabe quando algo será feito ou saber com meses de antecedência o que o cliente quer e o mercado exige). Mas ainda é normalmente uma ilusão, e fingir cria uma situação em que perdemos a transparência, perdemos o diálogo honesto e perdemos a agilidade. Isso significa perder a capacidade de colher feedback, aprender com entregas menores, gerar experiências e responder às mudanças do mercado.

As Estruturas Libertadoras invertem isso “Estou pensando em um número; por favor me diga o que eu quero ouvir”. Isso ocorre porque as estruturas libertadoras incluem conscientemente todas as vozes, convidam as pessoas a imaginar o sucesso de novas maneiras, analisam as questões a partir de novas perspectivas e ouvem as preocupações e percepções das pessoas que normalmente ignoramos.

Gere soluções diversas e ideias mais criativas

Um dos resultados do uso de estruturas libertadoras para a sua equipe é o trabalho mais produtivo e engajado. Por exemplo, tivemos apenas uma reunião remota em nossa empresa e a principal queixa que as pessoas tinham era que eles estavam desgastados. Eles estavam tão envolvidos, tão envolvidos que, ao invés de ficarem entediados ou desejarem fazer outra coisa, eles precisavam de tempo para se recuperar.

A maneira como isso funciona é permitir que as pessoas na reunião se apropriem do conteúdo. Você passa a entender como a intenção das pessoas flui através do seu sistema. Você pode pensar que isso tem que ser feito por meio de alguém explicando cada etapa, usando muitos slides com diagramas de rede. E eu vi isso acontecer assim, com horas ouvindo alguém falar e com pouca retenção – a pesquisa diz que nos lembramos apenas de 10% de uma apresentação do PowerPoint depois de três dias. Decidimos então tentar outra abordagem: uma estrutura libertadora chamada Shift and Share. Para cada “pedaço” do processo, um especialista em conhecimento fez uma palestra de oito minutos em sua respectiva área – apresentando os destaques, as partes principais, e os maiores desafios.

Os participantes da reunião dividiram-se em pequenos grupos e mudaram de especialista para especialista: oito minutos de conversa, oito minutos de perguntas e depois para o próximo grupo. Cobrimos todo o processo em cerca de 90 minutos e os líderes envolvidos passaram o tempo com alguns dos principais participantes em cada etapa. Eles tiveram a chance de realmente ouvir as perspectivas e preocupações em nível de linha. A equipe de liderança saiu com uma compreensão contextualizada mais profunda do que estava acontecendo, além de agora conhecer os nomes e os rostos das pessoas que estavam fazendo o trabalho fora de suas próprias áreas. Isso se mostrou importante, porque criou maior compreensão, empatia e confiança em toda a organização. Isso, por sua vez, levou a apontar menos o dedo para as pessoas permitindo a solução de problemas de forma mais cooperativa.

Existem mais de 30 Estruturas Libertadoras, todas as quais podem ser usadas isoladamente ou em seqüência (a saída de uma configuração a entrada da próxima), levando a melhores reuniões. Você tem que confiar e que desistir da falsa ilusão que temos de achar que estamos no controle, lhe trará melhores resultados – assim como na agilidade.

Começando com as estruturas libertadoras

O site das Estruturas Libertadoras tem toda a informação que você precisa para começar, incluindo instruções passo-a-passo. Há também um aplicativo, Liberating Structures, que contém muitas informações, além de algumas maneiras fáceis de classificar e pesquisar.

Eu recomendo começar com duas estruturas que podem ser inseridas em quase todas as reuniões: Impromptu Networking e 1-2-4-All. Você pode usar o Impromptu Networking como uma maneira de preparar a próxima discussão. Por exemplo, se você está falando sobre priorizar sua lista de trabalho de suas equipe, você pode perguntar: “De que coisa importante NÃO estamos falando?” A pergunta deve ser ousada, um pouco ambígua (para aumentar a diversidade de pensamento), e não há problemas em ser divertido. Dê a todos um minuto para pensar em uma resposta (fornecer papel e canetas para escrever a resposta). Em seguida, convide todos a se associarem a alguém com quem eles normalmente não interagem, e dê um minuto para responder um ao outro. Após dois minutos, peça a todos que encontrem outro parceiro e repitam, depois de dois minutos, faça este exercício repetido com mais um parceiro. Incentive as pessoas a melhorarem suas respostas à medida em que vão trocando de duplas. Depois de três trocas você pode mediar a reunião: “O que você ouviu que te surpreendeu?” Ou “O que você ouviu que deve ser compartilhado?”

Para acompanhar esta discussão (ou gerar discussão sobre qualquer tópico), você pode usar 1-2-4-All. Mais uma vez, comece com um convite atrativo. Você pode aperfeiçoar o convite com alguns colegas. Você pode tentar algo como: “O que DEVE estar no topo de nosso backlog para atingir nosso objetivo?” Comece com um minuto de escrita silenciosa. Ter esse minuto é importante para os introvertidos, de modo que eles possam reunir seus pensamentos, e é importantes para os extrovertidos, para que possam pensar antes de falar. Depois de um minuto, divida em duplas e compartilhe suas ideias por dois minutos. Você pode esclarecer e melhorar sua ideia, concentrar-se em uma das duas ou criar algo novo. Se sua equipe for pequena, neste ponto você já pode compartilhar em grupo. Em uma reunião maior, depois da formação em duplas, forme grupo de quatro pessoas e dê quatro minutos para discutir cada ideia. Depois dos 4 minutos pergunte, “Quem tem uma idéia que toda a sala precisa ouvir?” Vá de grupo em grupo e escreva o que você ouve (você não precisa de um relatório completo de cada grupo – capture o que é importante ou diferente que deveria ser compartilhado). Você pode terminar perguntando: “Quem mais tem uma ideia que devemos ouvir?” Para capturar uma voz desprivilegiada.

Conclusão

Estruturas libertadoras são uma ótima maneira para as equipes encontrarem sua voz. Estruturas libertadoras fazem isso acontecer, nos pedindo para pensarmos criativamente sobre os tipos de convites que estamos fazendo, e subvertendo a dinâmica normal de poder em uma reunião. Melhores perguntas geram melhores respostas. Perguntas inesperadas podem gerar resultados inesperados. Compartilhar o poder não apenas revela mais do que sua equipe sabe, mas também sinaliza para que eles são ouvidos, vistos e respeitados. Estruturas Libertadoras são um ótimo conjunto de ferramentas para desenvolver engajamento e adesão em sua equipe e gerar melhores resultados. Encorajo você a dar uma chance para as EL.

Sobre o autor:

Greg Myers’ background includes software development, product and engineering management, workshop / training design & facilitation, and leadership and team coaching.  He loves connecting what we know about how to deliver software with what we are learning about how teams work. Myers has spoken about Liberating Structures at national, regional, local and in-house workshops and conferences.  Currently wrestling with Blender & 3D printing, Myers is also an avid potter, taiji enthusiast and a student of improv and mindfulness. You can find Greg Myers at Speaker page and on Linkedin

Artigo original: https://www.infoq.com/articles/unleashing-teams-liberating-structures/

Servidor Efetivo do Governo do Estado do Espírito Santo. Hoje eu sou Gerente de Processos de Projetos da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos. Integro o time de Transformação Digital do Governo e sou responsável pelo Escritório Central de Processos. Sou agilista de coração e de profissão.

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