Por que somos tão apegados a estimativas?

A pergunta do título remete a uma realidade presente em 100% dos projetos. Digo 100% com toda certeza e se você tiver um projeto que tenha visto ou participado em que uma estimativa de prazo não tenha sido cobrada por favor me mande um e-mail, eu gostaria muito de conhecer esta equipe.

A verdade é que ficamos até mais calmos quando um gerente ou alguém da equipe nos dá um prazo. É tudo que queremos não é mesmo? Ufa! É uma sensação de alívio, até que aquele dia chega e as expectativas são frustradas.

Vamos pensar no seguinte exemplo: hoje é segunda e a estimativa é que determinada tarefa leve três dias para ficar pronta. Isso significa que estará pronta na quinta? Não, pois tendemos a dar apenas o tempo que vamos permanecer na tarefa, e muitas vezes não levamos em conta o waiting time.

Ao perguntarmos as estimativas a um gerente ou alguém da equipe sobre quando um projeto ou mesmo uma tarefa vai ficar pronta, podemos entender essa resposta como um compromisso, uma promessa? É claro que não! Vamos as explicações.

Pelo dicionário Houassis, mais famoso da língua portuguesa temos a presente definição para a palavra estimativa:

  avaliação ou cálculo aproximado de algo

Nesta definição a palavra aproximado representa muita coisa. Ora, se é aproximado, não significa que precisamos acertar e não vamos acertar mesmo! E ainda, podemos dar um intervalo de tempo que certamente não irá atender a necessidade do cliente, ou patrocinador.

No livro que estou lendo atualmente “No Estimates – How to measure Project progress without estimating”, o autor Vasco Duarte expõe três razões claras que explicam porque estimativas não funcionam:

Lei de Hofstadter

Sempre levará mais tempo do que você espera, mesmo quando se leva em conta esta lei.

Hofstadter observou que mesmo considerando um determinado período de tempo para alguma tarefa, e se você acrescenta um determinado acréscimo por segurança, ainda assim, se levará mais tempo que o previsto. Isso se aplica aos seus projetos?

Lei de Parkinson

O trabalho irá se expandir até completar todo o tempo disponível para ele.

Ele completa dizendo que se você deixar o seu trabalho para o último minuto, ele levará apenas 1 minuto para ser concluído. Agora você me diz: quando você termina sua apresentação para um congresso? Ou quando sua monografia ou tese ficou pronta? Vejo pessoas em congressos terminando as apresentações que vão fazer minutos antes de subir ao palco.

Complicações acidentais

Qualquer item a mais adicionado a um projeto existente, tem dois elementos de custo:

Complicações essenciais: O quão problemático é por si só está adição de escopo?

Complicações acidentais: Decorrentes da burocracia em nossas organizações. Por exemplo: quanto tempo vai levar para obtermos a aprovação dessa adição de escopo? Temos know how para desenvolver ou teremos que contratar? E sobre o orçamento, tem disponível? Certamente esse novo requisito do projeto vai acarretar atrasos e consequentemente custos.

E ainda posso acrescentar mais uma:

Síndrome do Estudante

Tendemos a deixar as coisas para a última hora. Postergamos até o limite para iniciarmos uma determinada atividade.

Quantos estudantes deixam para estudar na véspera de uma prova? Nossa cultura infelizmente ainda funciona assim. A boa notícia é que isso vem mudando gradativamente.

Bom, mas isso significa que não devemos estimar? Não vamos ter estimativas mais nada? Opa!! Não se trata disso. A dica é: não gaste muito tempo com estes exercícios de futurologia. Comece a observar seu time. Veja como foi o trabalho no passado e trace alguns indicadores para medir sua produtividade.  Verifique se seu time está alternando entre projetos e o que está desviando o foco (caixa de entrada, telefone, rede social, slack são ótimos para nos distrair).

Para saber mais:

Accidental Complication: https://vimeo.com/79106557
Lei de Hofstadter: https://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_de_Hofstadter
No Estimates: Vasco Duarte: https://www.amazon.com.br/NoEstimates-Measure-Project-Progress-Estimating-ebook/dp/B01FWMSBBK/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1476118235&sr=1-1&keywords=no+estimates+vasco+duarte

Servidor Efetivo do Governo do Estado do Espírito Santo. Hoje eu sou Gerente de Processos de Projetos da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos. Integro o time de Transformação Digital do Governo e sou responsável pelo Escritório Central de Processos. Sou agilista de coração e de profissão.

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