Dependências em projetos

Dependência em projetos impactam diretamente o seu fluxo de trabalho. Se o seu fluxo está impactado certamente os atrasos começarão a acontecer. Caso estes atrasos venham a se concretizar, a sua entrega será tardia. A entrega de valor neste caso ficará comprometida e as insatisfações começam. As dependências devem ser muito bem gerenciadas.

Para começar esse post, interdependência pode ser concebida como duas dependências distintas; nos estudos organizacionais, os dois termos são tratados como equivalentes.

Strode & Huff (2012) definem dependências da seguinte forma:

uma situação que ocorre quando o progresso de uma ação depende da saída rápida de uma ação anterior ou da presença de uma coisa específica.

O fato é que dependências ocorrem em projetos ágeis e waterfall. Vamos procurar abordar neste breve post dependências em ambos os tipos de projetos.

Quando temos duas ou mais atividades em um projeto, poderemos ter dependências. Imagine que avanço do seu trabalho tenha as atividades A e B. Se A tem que ser feita antes de B, podemos dizer que você tem uma dependência e isso irá atrasar seu fluxo.

Thompson em 1967 concebeu três tipos de interdependência relacionados ao fluxo de trabalho: combinado, sequencial e recíproco.

No fluxo de trabalho combinado, o trabalho entra em uma unidade de trabalho e os atores realizam atividades de forma independente; o trabalho não flui entre eles. Podemos descrever essa situação como uma em que cada parte tem uma contribuição discreta para o todo e cada uma é apoiada pelo todo. 

O fluxo de trabalho sequencial ocorre quando o trabalho entra em uma unidade, passa entre os atores em uma única direção. Temos aspectos de atividades combinadas aqui, entretanto temos uma ordem não simétrica. 

No caso de fluxo de trabalho recíproco, a saída de uma atividade é a entrada da atividade na sequência. Você acaba criando uma contingência entre  duas ou mais atividades.

A autor relaciona os tipos de dependências à complexidade organizacional. Todas as organizações têm interdependências combinadas, organizações mais complicadas tem atividades sequenciais e consequentemente combinadas. As mais complexas tem os três tipos.

Thompson ainda afirma os pontos de dependências são onde as organizações ficam mais vulneráveis. Atribuiu a complexidade a profundidade das dependências e que quanto mais complexa for, mais explicita as políticas devem ser. O autor conclui que a própria civilização traz consigo o aumento das dependências.

Quanto mais complexa a dependência, maior será o custo de coordenação. Para minimizar o impacto destes custos, uma das vias plausíveis é a padronização. Isso inclui rotinas, processos definidos, cadências e eventos para tratar dependências adequadamente. Em dependências mais complexas, a coordenação deve ser por meio da aprendizagem e troca de informações constantes entre os membros do time. Encurtar o ciclo de feedback é fundamental para minimizar os impactos causados.

Com a evolução do trabalho, os conceitos de dependências também precisam ser revistos. O identificado por Thompson foi fundamental, entretanto existem vários questionamentos na literatura sobre o estudo. Embora ainda muito citado, ele não leva em consideração a natureza e a complexidade do trabalho. Simplesmente atribui dependências a uma relação padrão de estruturas de tarefas.

Dependências são consideradas importantes em vários domínios relevantes para o desenvolvimento de software. Abrangendo esses domínios está uma teoria interdisciplinar da coordenação desenvolvida por Malone e Crowston (1994). Sua Teoria da Coordenação enfoca a dependência como um elemento fundamental na coordenação.

A Teoria da Coordenação baseia-se no princípio de que “coordenação é o gerenciamento de dependências entre atividades” (Malone e Crowston, 1994, p. 90). Mais tarde, Malone et al. (1999) propuseram que uma dependência pertence a um dos três tipos fundamentais: ajuste, fluxo ou compartilhamento. Neste conceito, recursos e atividades interagem para formar dependências.

Uma dependência de ajuste ocorre quando várias atividades produzem um único recurso.

Uma dependência de fluxo ocorre quando uma atividade produz um recurso usado por outra atividade

Uma dependência de compartilhamento ocorre quando duas ou mais atividades usam um único recurso. Por exemplo, esse tipo de dependência surge quando duas atividades precisam ser feitas pela mesma pessoa, quando precisam usar a mesma máquina em um chão de fábrica, ou quando ambas usam dinheiro do mesmo orçamento.

Já Wagerman define a interdependência de tarefas quando “cada membro deve agir para que qualquer outro membro faça qualquer parte de seu trabalho”, e localiza a fonte de tal interdependência não na tarefa em si, mas sim na “estrutura organizacional, nas instruções de trabalho e materiais”, ou seja, devemos busca o cunho sistêmico das dependências. De acordo com essa interpretação, as mesmas tarefas poderiam exibir diferentes tipos ou graus de interdependência em diferentes estruturas organizacionais.

Um outro exemplo é de Eppinger et al (1994). Ele foca na forma ou no padrão de relacionamentos de tarefas em projetos de design complexos, separando tarefas interdependentes (acopladas) (“quando a tarefa A precisa de informações da tarefa B, e a tarefa B também requer conhecimento dos resultados de A”), tarefas dependentes (serial) (“se a tarefa B simplesmente requer a saída da tarefa A”) e tarefas independentes (paralelas) “se as tarefas A e B pudessem ser realizadas simultaneamente sem interação entre os projetistas”).

O modelo para tratar as dependências em projetos e nas organizações deve ser customizados. Uma boa gestão visual e transparência nas ações dos membros do time são pré-requisitos essenciais nesta coordenação. Minimizar as dependências deve ser uma atividade rotineira do time, tanto em relação aos outros membros, quanto à organização.

Referências Bibliográficas

EPPINGER, Steven D.; WHITNEY, Daniel E.; SMITH, Robert P.; GEBALA, David A. A Model-Based Method for Organizing Tasks in Product Development. Research in Engineering Design, Massachusetts Institute of Technology, Cambridge, Massachusetts, USA, v. 6, p. 1-13, 4 mar. 1994.

STRODE, Diane E.; HUFF, Sid L. A Taxonomy of Dependencies in Agile Software Development. 23rd Australasian Conference on Information Systems, Geelong, p. 1-10, 3 dez. 2012.

Thomas W. Malone, Kevin Crowston, Jintae Lee, Brian Pentland, Chrysanthos Dellarocas, George Wyner, John Quimby, Charles S. Osborn, Abraham Bernstein, George Herman, Mark Klein, Elissa O’Donnell, (1999) Tools for Inventing Organizations: Toward a Handbook of Organizational Processes. Management Science 45(3):425-443.

THOMPSON, James D. Organizations in action: Social science bases of administrative theory. New York: MC Graw-Hill, 1967. 192 p. v. 1. ISBN 07-064380-6.

Tweet do Troy Magennis que motivou a pesquisa: https://twitter.com/t_magennis/status/804032573542277120

WAGEMAN, Ruth. Interdependence and Group Effectiveness. Administrative Science Quarterly, Johnson Graduate School of Management,Cornell University, v. 40, n. 1, p. 145-180, 3 mar. 1995.

Servidor Efetivo do Governo do Estado do Espírito Santo. Hoje eu sou Gerente de Processos de Projetos da Secretaria de Gestão e Recursos Humanos. Integro o time de Transformação Digital do Governo e sou responsável pelo Escritório Central de Processos. Sou agilista de coração e de profissão.

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